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5 estilos para la gestión de viajes corporativos- Descubre cuál es el tuyo

6 julio, 2018 5 min

Normalmente, eres tú el que usa encuestas y otras herramientas para saber cómo ha sido la experiencia de tus viajeros con el objetivo de introducir mejoras en el programa de viajes, pero hoy vamos a apuntar la mirada hacia ti, Travel Manager, y vamos a ver diferentes formas en las que se suelen gestionar los viajes corporativos.

Después de todo, sois la figura esencial para el éxito del programa de viajes de una compañía. Hemos identificado 5 tipos de Travel Managers para que compruebes con cuál te identificas más, cuáles son tus puntos fuertes y cuáles podrían ser tus áreas de mejora.

Por cierto, si al leer sientes que tu perfil podría encajar en más de un tipología, es totalmente normal. De hecho, puede ser beneficioso contar con un estilo de gestión que mezcle varios estilos, dependiendo del momento y de la situación concreta en la que te encuentres.

Perfil 1: “Dollars-and-cents Manager”

Son excelentes a la hora de cumplir con el presupuesto dirigido a viajes y garantizar el control de costes.

Lo que dirige su estilo de gestión: el balance de resultados de su compañía.

Creen que el cumplimiento de las políticas de Compliance dependen de observar de cerca el comportamiento de sus viajeros e insistir en la importancia del cumplimiento de esas políticas para salvaguardar las tarifas negociadas y los acuerdos con proveedores.

Un área sobre la que trabajar: Escuchar las demandas de los viajeros a través de encuestas o similares. Es importante encontrar formas para satisfacer al viajero sin comprometer el gasto ¿La mejor forma para hacerlo? Solicita el feedback de tus viajeros para averiguar sus problemas y obstáculos y ver si es posible encontrar alguna solución con proveedores que permitan dar respuesta a esas necesidades.

Perfil 2: El mejor amigo del viajero

Su máxima: Mantener un nivel de satisfacción alto en los viajeros y contribuir así a la retención de talento para la compañía.

Lo que impulsa su estilo de gestión: los propios viajeros.

Este perfil de Travel Manager considera que aumentar el cumplimiento del programa de viajes puede hacerse contando además con el viajero: Desarrollando una política centrada en el viajero y transmitiendo regularmente a éstos los beneficios que pueden lograr al realizar las reservas dentro de la política (por ejemplo, podrán ganar puntos cuando reservan siempre dentro de los proveedores preferentes (con mejores negociaciones) si cuentan con un programa de puntos de fidelización…)

Un área sobre la que trabajar: Mantener los costes del programa de viajes bajo control.

Cómo pueden hacerlo sin impactar al viajero (su máxima): Podrían plantear un par de medidas de ahorro con relativo poco impacto en la experiencia del viajero; como por ejemplo, permitir que los viajeros en los vuelos de larga distancia reserven clase business cuando el viaje se realice de noche y/o sólo en el vuelo de ida y que el
regreso al país de origen se realice en una clase turista o intermedia.

Perfil 3: El Travel Manager estilo “Strictly by the numbers”

Un perfil que destaca especialmente por el análisis constante y la investigación. Saben exactamente el estado en cada momento del programa de viajes y hacia dónde debe ir.

Lo que impulsa su estilo de gestión: “Business intelligence data” (datos, análisis, medición)

Creen que aumentar el cumplimiento de la política pasa por: Proporcionar informes sobre el porcentaje de cumplimiento a los jefes de área y que éstos se enfoquen directamente en aquellos viajeros que menos cumplen con el programa.

Un área en la que trabajar: Que el programa incluya un toque más humano. Para este fin la recomendación sería aparcar el ordenador en algunas ocasiones y dedicar tiempo a organizar algún tipo de reunión incluso comida informal dónde se escuche y se tenga en cuenta las opiniones de los viajeros, mantener el cara a cara con ellos…

Perfil 4: “The Policy Enforcer”

Su objetivo es hacer que los viajeros reserven siempre dentro de la política de la compañía.

Lo que impulsa su estilo de gestión: Conseguir una alto porcentaje de cumplimiento.

Ellos creen que aumentar el cumplimiento se puede lograr mejor mediante: Un programa obligatorio en el que los viajeros deben seguir la política y reservar con los proveedores seleccionados; de lo contrario, la compañía podrá incluso no reembolsarles los gastos.

Un área en la que trabajar: Ser más flexibles con los viajeros.

American Express Global Business Travel cuenta con herramientas que permiten medir y controlar si los viajeros están cumpliendo la política a la hora de reservar, pero que al mismo tiempo permite incumplir ésta, bajo autorización explícita del  Travel Manager y/o de un Travel Arranger, en aquellos casos donde sea realmente necesario hacerlo.

Perfil 5: “The Unmanaged Manager” o Gestor no gestionado

Este tipo de perfil destaca especialmente por satisfacer a los viajeros dándoles libertad y flexibilidad para reservar una parte o todos sus viajes a través de cualquier canal que deseen sin una política de reservas claramente definida.

Lo que impulsa su estilo de gestión: Confiar en que los viajeros gastarán responsablemente y harán lo correcto.

Creen que aumentar el cumplimiento se puede lograr mejor bajo en un programa no controlado, dónde no haya una política estricta que cumplir, sin embargo educar a los viajeros para que intenten reservar con los proveedores seleccionados por la compañía, ofreciendo incentivos a aquellos que consigan gastar menos de la permitido.

Un área sobre la que trabajar: Francamente, cuando los viajeros reservan fuera de una herramienta de reservas corporativa, es muy difícil canalizar los datos del viaje, lo que crea una enorme dificultad en el proceso de reembolso y debilita, al mismo tiempo, el poder de negociación de una empresa con los proveedores. Y al menos que se implemente una solución alternativa, la organización tendrá, además, poca idea de dónde se encuentran sus viajeros cuando se desencadena una situación de emergencia, lo que obstaculiza su capacidad para proporcionar asistencia.

American Express GBT puede ayudarle en la gestión y definición de un programa de viajes y proporcionarle herramientas que ayuden a superar todos estos obstáculos en la gestión de sus viajes corporativos.