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7 razones por las cuales las reuniones presenciales son críticas para los negocios

10 enero, 2019 4 min

Las herramientas colaborativas y de videoconferencia han hecho que nuestra forma de comunicarnos sea más rápida y directa, convirtiéndolas en esenciales para el día a día. Pero cuando se trata de hacer negocios no hay más efectivo que una reunión cara a cara.

Y para probarlo, aquí puedes encontrar siete razones por las cuales si el interés es alto y es importante causar una impresión positiva, merece la pena el tiempo, dinero y energía que inviertas viajando para llevar a cabo la reunión de forma presencial.

1. Puede ser más complicado entenderse cuando la reunión se hace de forma virtual

La comunicación puede verse dificultada por molestosos fallos técnicos. También puede ser complicado entender cada palabra de la otra persona durante una llamada, especialmente si tienen un acento al que no estás habituado. Las cosas también fácilmente pueden malinterpretarse con llamadas o videollamadas porque no confías en el lenguaje corporal de la otra persona. Puede que no haya muchas oportunidades de aclarar los malentendidos si no ves una expresión facial confusa que te lo indique, por ejemplo.

2. Es más difícil mantener cautivada a tu audiencia

Desde el tiempo que hay que esperar hasta que todo el mundo se une a la videoconferencia hasta las distracciones que pueden encontrar los participantes mientras está teniendo lugar la reunión virtual, podemos encontrarnos con dificultades para captar la atención de la gente. Y si es uno de los participantes el que está dominando la conversación, aquellos que están escuchando en modo “mute” probablemente llevarán a cabo otras tareas al mismo tiempo que escuchan, como responder mails o consultar las últimas noticias.

Debido a que en muchos casos puede ser complicado dar la palabra a todas aquellas personas que escuchan, este tipo de llamada generalmente no nos ayuda a construir un diálogo bidireccional. Puede que se pierdan oportunidades para expresar inquietudes y puede que se pierdan posibles soluciones creativas.

3. No puedes analizar el lenguaje corporal de tu interlocutor a través del teléfono o de una pantalla de 20 pulgadas

De acuerdo con un estudio dirigido por el profesor Albert Mehrabian en los años 70, el 93% de lo que trasmitimos a los demás se expresa a través de la comunicación no verbal, incluyendo lenguaje corporal y tono de la voz. Esto significa que lo que decimos como tal apenas representa un 7% de lo que queremos decir.

Ahora reflexiona sobre cómo se traslada esta idea a las comunicaciones virtuales frente a las comunicaciones cara a cara. Todos sabemos por experiencia cómo las connotaciones de un email pueden ser malinterpretadas. Y, por supuesto, tu tono de voz puede no resultar tan claro ni nítido como cuando tiene lugar la reunión de forma presencial.

Pero lo más importante es que consideres cómo el lenguaje corporal puede jugar un papel clave durante una negociación. Una sonrisa cálida puede indicar tu aprobación, mientras que unas cejas elevadas pueden expresar duda o desagrado. Puedes capturar de forma inmediata la atención de alguien y conocerlo más a fondo cuando lo miras directamente a los ojos.

4. Es mucho más fácil rechazar a alguien vía email que en persona

Si vendes un servicio, producto o idea a un cliente potencial, es menos probable que puedas persuadirlo si tus interacciones están teniendo lugar vía mail. Podemos llevar esto a una nivel experiencial si tenemos en cuenta cuántos mensajes ignoramos o mandamos a la papelera en nuestro día a día, especialmente cuando el emisor es alguien a quien no conocemos personalmente.

De acuerdo con un estudio publicado en Harvard Business Review, es 34 veces más probable que las peticiones face-to-face generen una respuesta positiva si lo comparamos con los mails. Ten en cuenta este dato cuando intentes convencer a alguien sobre un tema importante, sin importar si se encuentra a 10 pasos de tu mesa o si se encuentra a miles de kilómetros.

5. Para generar confianza, necesitas mirar a alguien a los ojos

Generar una relación profesional lleva tiempo, especialmente si estás intentando llegar a alguien cuya cultura es muy diferente a la propia. En países como China y Brasil, es habitual interactuar y establecer vínculos con un compañero o cliente desde un punto de vista personal antes de llevar a cabo ningún tipo de negocio. Para ganar su confianza, necesitarás invertir en fomentar ese tipo de relación más personal.

6. Hay mucha información que puedes conseguir en una reunión presencial

Cuando prestas mucha atención, hay muchos detalles interesantes que puedes extraer durante una reunión cara a cara, desde el lenguaje corporal y el tono de su voz de la persona que tienes enfrente hasta la forma en que entra a la sala de reuniones o la pequeña conversación que mantienes antes de que comience la reunión como tal. Todas estas pistas pueden ayudarte a encontrar la mejor forma de abordarlo. Y recuerda que esto funciona en ambos sentidos, con lo cual también es importante la imagen que proyectas de ti mismo.

7. El viaje de negocios no tiene por qué ser una experiencia extenuante

Por supuesto, puede que no haya forma de sortearlo. El viaje necesario para llevar a cabo algunas reuniones presenciales puede ser costoso y agotador. Pero contar con una agencia como American Express Global Business Travel puede ayudarle a viajar de forma más eficiente posible, tanto desde un punto de vista de optimización de costes como desde una perspectiva logística.