Aspectos esenciales a cubrir en una política de viajes corporativos

27 septiembre, 2018 5 min

Desde optimizar costes hasta obtener detalles del itinerario de viaje importantes para propósitos de duty of care. Tener una política de viajes corporativa es básico para cualquier compañía con empleados que viajan por temas de trabajo. Cada organización puede diseñar su propia versión basada en la cultura de la compañía y los objetivos del programa de viajes, pero hay una serie de aspectos que no podemos pasar por alto y que nos pueden ayudar en su diseño y ejecución.

Peticiones de viajes/proceso de aprobación
Para evitar gastos innecesarios, es necesario implementar un proceso de aprobación pre-viaje, de forma que el viajero envío una petición de viaje a un “aprobador”, generalmente su superior, para confirmar que ese desplazamiento está justificado y autorizarlo antes de que el empleado realice su reserva. Asegúrate de destacar qué detalles deben incluir los viajeros a la hora de realizar su petición, tales como destino, fechas del viaje, objetivo del viaje y costes estimados (que pueden ser calculados a través de un nuestra herramienta inteligente Neo™).

Reserva
Una buena política de viajes también debe contar con una sección que explique detalladamente cómo se llevan a cabo las reservas. Es importante tener en cuenta no solamente el proceso de reserva a través de la herramienta de la agencia de viajes u otra plataforma, sino también explicar por qué es importante que las reservas se lleven a cabo a través de los canales establecidos por la compañía. También puedes incluir información sobre la antelación con la cual es recomendable realizar las reservas para la optimización de costes de tarifas aéreas y hoteleras.

Proveedores preferentes
Dependiendo del gasto en viajes anual de tu compañía, puedes contar con acuerdos especiales con una selección de proveedores (aerolíneas, hoteles, empresas de rent-a-car, agencias, etc.) para beneficiarte de descuentos adicionales y otras ventajas. Si cuentas con este tipo de acuerdos, has de detallar en tu política de viajes por qué es importante que, en la medida de lo posible, hagan uso de estos proveedores para maximizar el ahorro.

Aéreo
Además de animar a los viajeros a reservar teniendo en cuenta el listado de proveedores preferentes, establece una serie de reglas sobre el tipo de tarifa que los empleados pueden reservar. Por ejemplo, detallar en qué circunstancias el viajero puede reservar en clase business, si la clase business puede ser reservada por todo tipo de viajeros o solamente por los ejecutivos top de la compañía o en qué casos el viajero puede reservar Premier Economy en lugar de Economy.

Con el auge de la oferta de servicios complementarios en la industria aérea, establece también qué amenities que tradicionalmente incluían las tarifas aéreas (equipaje facturado, comidas y entretenimiento a bordo) serán cubiertos por la compañía, ahora que, en la mayoría de los casos, han de ser pagados como productos y servicios adicionales.

También hay que concretar otras medidas para el ahorro, como cuándo hacer uso de escalas y cuándo tomar un vuelo directo.

Alojamiento
Además de promover aquellas cadenas hoteleras que se encuentran dentro de tu listado de proveedores preferentes, también deberías especificar si solamente se pueden reservar habitaciones estándar o qué servicios complementarios (wi-fi en la habitación, servicio de habitaciones, parking, late check-out, lavandería, etc.) serán reembolsables.

Otros medios de transporte
Si ofreces el tren como una opción, especifica cuándo los empleados pueden usar clase Business en lugar de Turista o cuándo pueden hacer uso de Alta Velocidad en lugar de utilizar otros servicios, como Media Distancia.

También será necesario establecer las guías sobre cómo los viajeros deberán desplazarse una vez que lleguen a su destino: en qué casos se puede hacer uso del taxi y cuándo habrá utilizar otras formas de transporte más económicas (bus, metro, servicios de shuttle al aeropuerto, etc.).

Para optimizar los costes, te recomendamos que el uso de rent-a-car se limite solamente a los casos en que el taxi los servicios de transporte no estén disponibles o sean demasiado caros. En cuanto al alquiler de vehículo, asegúrate de incluir detalles sobre la cobertura del seguro y la información de contacto en caso de que el viajero se vea envuelto en un accidente o similar.

Dietas
Asimismo, tendrás que informar a los empleados sobre el presupuesto dirigidos a dietas y gastos imprevistos. También puedes establecer en esta sección la postura de la compañía en cuanto a gastos en bebidas alcohólicas (por ejemplo, si el gasto solamente será reembolsable en comidas o cenas con clientes).

Pago y reembolso
La política de viajes debe detallar cómo serán pagados los gastos adicionales durante el desplazamiento (tanto si el viajero cuenta con una tarjeta corporativa tanto si hace uso de una tarjeta personal), así como el proceso a través del cual los viajeros deberán enviar esos gastos para su reembolso, incluyendo el tipo de factura requerido, el deadline para el envío y el periodo de tiempo en que dichos gastos serán reembolsados.

También puedes definir los casos en que los gastos no serán reembolsados, como cuando se disfrutan de productos o servicios que están fuera de política o cuando es necesario volver a hacer una nueva reserva debido a una negligencia del viajero.

Gestión de riesgos durante el viaje
Debido a la importancia de la formación a empleados para que estén preparados ante una posible situación de emergencia durante sus viajes, sugerimos dedicar una sección completa a este tema y establecer un protocolo claro con los pasos concretos a seguir en caso de urgencia, tanto por parte de la compañía como por parte del viajero.

Anima (o incluso establécelo como algo obligatorio) que los empleados reserven haciendo uso de la herramienta corporativa, de forma que los detalles de su itinerario estén en nuestro poder para poder localizarlo fácilmente ante una situación imprevista.