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Qué hay que tener en cuenta al planificar un programa de viajes más friendly para el viajero

29 octubre, 2019 4 min

Como hablamos en un artículo reciente de De Actualidad, el programa de viajes de una compañía puede ser una herramienta efectiva para atraer talento y mantener el compromiso de los empleados, especialmente en el competitivo mercado laboral actual.

Los beneficios que las empresas deberían tener en cuenta a la hora de atraer talento dependerán de diferentes factores. Cada compañía deberá sacar sus propias conclusiones sobre la mejor manera de desarrollar un programa que satisfaga a los viajeros, pero, para comenzar, a continuación, ofrecemos una serie de preguntas que los travel managers deberían hacerse para identificar los aspectos que pueden requerir ajustes.

¿En qué puntos se experimentan dificultades?

Desde cancelaciones de vuelos hasta noches en vela en habitaciones de hotel desconocidas, los viajes de negocios pueden estar llenos de inconvenientes que afectan al viajero a nivel mental. Ponte en el lugar de los empleados teniendo en cuenta las principales frustraciones que pueden surgir en un viaje, desde la fase de reserva hasta la vuelta, y lo que se puede hacer para mejorar la experiencia. Para determinar las dificultades, habría que preguntarse:

  • ¿Qué tipo de apoyo reciben los empleados durante los inconvenientes en un viaje? ¿Tienen herramientas de asistencia disponibles?
  • ¿Cómo de fácil o complicado es presentar gastos para los viajeros? ¿Hay alguna manera de acelerar el proceso de reembolso?
  • ¿Qué tipo de beneficios se ofrecen a los viajeros para que sus viajes sean más agradables? Por ejemplo, ¿se les reembolsan los gastos extra como acceso a la sala del aeropuerto, TSA PreCheck y conectividad a Internet durante el vuelo?

¿Cómo es tu programa de viajes respecto a la competencia?

Por supuesto, los programas de viaje de una compañía se establecen para satisfacer las necesidades y objetivos únicos de cada empresa, pero aún es inteligente saber qué tipo de beneficios ofrece la competencia a sus empleados, ¿verdad?

Realizar una evaluación comparativa para descubrir la actividad de la competencia y conocer el bienestar de los viajeros, permitirá evaluar cómo de bien (o no) una organización satisface las necesidades de los viajeros.
Otros puntos a tener en cuenta:

  • ¿A qué aspectos del programa se resisten más los viajeros? ¿Cómo hacer que reserven con proveedores preferentes?
  • ¿Existe una política con respecto a la clase business para vuelos internacionales? ¿Se ha comparado con lo que ofrece la competencia?
  • Cuando / si la clase business no es una opción, ¿pueden los viajeros reservar una economía premium en su lugar?
  • ¿Cómo impactan las políticas de tarifa áerea mínima lógica (LLA, por sus siglas en inglés) en la experiencia del viajero? ¿Se obliga a los empleados a reservar vuelos no directos y a hacer largas escalas para cumplir con las pautas de LLA?
  • ¿Qué costes extra cubre la empresa? ¿Se ha comparado con la oferta de la competencia?
  • ¿Qué opciones de alojamiento entran dentro del programa? ¿Hay suficientes opciones para mantener la satisfacción de los viajeros?

¿Cómo es la experiencia del viajero?

Los viajeros de negocios de hoy pueden tener muchas necesidades. Es posible que busquen un proceso de reserva sencillo, experiencias personalizadas y diversas opciones con respecto a dónde se hospedan y cómo llegan allí. Puede que no sea factible cumplir con todas sus expectativas, pero responder estas preguntas puede ayudar a los travel managers a descubrir dónde invertir sus recursos:

  • ¿Se permite que los viajeros reserven vuelos que sean convenientes con su horario, no necesariamente el más barato disponible?
  • ¿Se ofrece flexibilidad a los viajeros en términos de alojamiento? ¿Los hoteles dentro del programa se encuentran cerca de los lugares de reunión? ¿Y los alojamientos alternativos son una opción?
  • ¿Se les permite a los viajeros tomarse un tiempo libre o trabajar desde casa para recuperarse después de un viaje de larga distancia?
  • ¿Qué herramientas proporciona la compañía para que los viajeros puedan mantenerse conectados y ser productivos mientras viajan?
  • ¿Se trabaja con proveedores para mejorar la experiencia de tus viajeros?

¿A qué nivel se comprometen los viajeros con la compañía?
Se puede percibir que una organización tiene un programa que realmente se adapta a los viajeros, pero si los beneficios no se comunican a los empleados y a los posibles candidatos a un puesto de trabajo, y no está solicitando su feedback, la realidad puede estar lejos de la percepción.

Para analizar cómo se encuentra el nivel de compromiso, proponemos estas preguntas:

  • ¿Cómo de implicados trabajan los departamentos de viajes y recursos humanos para formar a los empleados actuales y potenciales sobre los beneficios del programa?
  • ¿Se envía información a los empleados sobre el programa de viajes y se les muestran sus beneficios?
  • ¿Se pregunta regularmente a los viajeros su opinión para comprender qué elementos del programa funcionan y no funcionan según su experiencia?
  • ¿El programa tiene en cuenta el idioma y las diferencias culturales de los viajeros?
  • ¿De qué manera el equipo de viajes ayuda a comprometerse a los empleados? ¿Y con qué frecuencia?

Una vez que queda clara la dirección a seguir para hacer que el programa sea más amigable para los viajeros, solo queda una pregunta más: ¿Cómo se implementarán los cambios? El equipo de consultoría de viajes de American Express Global Business Travel puede ayudar a desarrollar un plan de gestión de cambios personalizado.