Duty of Care + Eventos: Cómo mitigar riesgos en tu próximo evento

6 septiembre, 2018 5 min

Cuando las compañías piensan en su plan de gestión de riesgos en viajes, la atención normalmente se focaliza en los viajes de negocios, en aquellos desplazamientos realizados por viajeros de forma individual. Hay una serie de guidelines establecidas por la compañía sobre cómo el viajero debe reservar sus viajes, por lo que los itinerarios son controlados y se activan los protocolos para responder de forma rápida ante una situación de emergencia. Sin embargo, si nos centramos en el área de eventos, el duty of care, por lo general, no es gestionado de forma tan meticulosa.

Un desastre natural, una cancelación aérea, emergencias sanitarias, protestas políticas o cualquier otra amenaza también pueden acontecer durante el trascurso de un evento corporativo. Es por eso por lo que desde American Express Meetings & Events nos ofrecen una serie de consejos para estar preparados ante este tipo de situaciones.

  • Crea una política formal

Las compañías deben establecer una política de Duty of Care encaminada a mitigar riesgos durante el trascurso de sus eventos, incluyendo la seguridad como un elemento central. Seguramente la política de duty of care en vigor para el business travel no se ajustará adecuadamente en el plano de los eventos, por lo que es importante revisarla y ver qué puntos se pueden adaptar y cuáles no.

La gestión de riesgos en eventos puede ser compleja. Normalmente entran en juego muchos proveedores y los asistentes se ven envueltos en diferentes procesos a la hora de reservar su hotel y transporte. Además, en muchos casos estos eventos pueden tener lugar en hoteles u otras ubicaciones de acceso público. Ten esto en cuenta a la hora de establecer tu plan. Para eventos con invitados de alto nivel o eventos grandes, es recomendable consultar con el equipo de seguridad del venue donde el evento va a tener lugar.

  • Consulta con el equipo de seguridad

Las organizaciones que cuentan con su propio equipo de seguridad o con un proveedor que les da servicio deben buscar consejos y recomendaciones en estos profesionales para encontrar la mejor forma de gestionar el tema de seguridad en un evento concreto. Por ejemplo, puede haber requerimientos especiales de seguridad si acude la cúpula directiva al evento o si es necesario mover a un grupo grande de empleados a una misma conferencia.

Los departamentos de seguridad cuentan, además, con amplios conocimientos de los factores de riesgos en destinos concretos.

  • Elige el destino cuidadosamente

Cuando se restringen las opciones sobre dónde albergar un evento, es necesario evaluar los riesgos en destinos potenciales, teniendo cuenta la inestabilidad política o social o las alertas sanitarias. Revisa las leyes locales y consulta con la embajada las recomendaciones de viaje a ese destino.

Una vez que has seleccionado la ciudad y el espacio para el evento, informa a los asistentes sobre el destino al que van a acudir. Esto incluye información sobre aduanas, consejos para un viaje seguro y datos de contacto de la policía local, hospitales o la embajada.

  • Recopila y facilita información de contacto clave a los asistentes

En caso de que tenga lugar una crisis, es fundamental que todos los asistentes sepan con quién tienen que contactar. Los participantes deben contar con información tanto del staff que se encuentra in situ en el evento como del servicio de asistencia en emergencias 24/7.

Tanto el personal que se encuentra en el evento como el que se ha quedado en casa ha de tener información de cada asistente, incluyendo su número de teléfono, mail y contacto de emergencia, todo ello recopilado durante el proceso de registro.

También debes compartir la información de contacto del servicio 24/7 con todo el staff involucrado en el evento.

  • Promueve las reservas aéreas de grupo

Si un gran número de asistentes viaja al mismo destino, nuestra recomendación es que la reserva se realice como grupo. Esto no solamente te proporcionará información simplificada y centralizada de todos tus viajeros, sino que, en caso de que se produzca algún retraso o cancelación, será más fácil darles asistencia.

  • Desarrolla procedimientos para situaciones de emergencia in situ

Antes del evento, te recomendamos volver a revisar con el equipo de seguridad del espacio sus propios procedimientos para diferentes situaciones de crisis y establecer una serie de pasos claros para gestionar una posible emergencia.

Este procedimiento ha de ser compartido con proveedores y con el staff que gestiona el evento previamente al comienzo del mismo. Asimismo, las instrucciones de seguridad deben ser comunicadas a los asistentes, también previamente.

  • Gestiona bien la información de los asistentes

Haz uso de una buena tecnología para el registro y para recopilar toda la información de los asistentes en una sola plataforma, lo que será crucial en caso de emergencia.

Tener toda la información sobre reservas aéreas y de alojamiento en un lugar centralizado, te permitirá controlar mejor a tus asistentes. Esta información puede ser compartida con el equipo de seguridad en caso de ser necesario contactar con los asistentes de forma indvidual.

  • Busque asesoramiento de una empresa de gestión y organización de eventos

Una compañía como American Express Meetings & Events puede ser un partner crítico en una situación de emergencia, dando apoyo a la hora de reubicar a los asistentes en hoteles o vuelos en caso de retrasos o cancelaciones. Puede que tengas un proveedor para el diseño y ejecución del evento y otro para llevar a cabo la parte logística (desplazamientos, alojamiento), lo cual puede crear importantes “gaps” y confusión sobre quién es responsable de un tema concreto ante una situación de emergencia. En estos casos la coordinación es esencial, con lo cual lo más recomendable es contar con un partner que pueda gestionar de forma integral tu evento.