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Más allá de una sala de conferencias: Espacios únicos para tu próximo evento

19 julio, 2018 5 min

¿Van a abrir un nuevo cine cerca de casa? Además de ir a ver los últimos estrenos, este nuevo espacio podría ser el escenario de tu próximo evento corporativo. Según un reciente artículo del New York Times, la última tendencia es hacer uso de los cines y teatros como venues para grandes eventos, así como para conferencias más pequeñas.

Muchas de estas instalaciones han sido transformadas en los últimos años para ofrecer seatings adecuados e, incluso, cómodos asientos reclinables. Además, cuentan con la última tecnología de proyección, excelente visibilidad, buena calidad de sonido y aparcamiento gratis.

A medida que los espacios de coworking como WeWork continúan ganando popularidad y los hoteles modernizan sus lobbies y espacios para eventos adaptándose a las últimas tendencias, cada vez son más los meeting planners que se alejan de las tradicionales salas de conferencias.

Después de todo, uno de los secretos para organizar un evento exitoso es celebrarlo en un espacio llamativo, donde los asistentes pueden encontrar inspiración para crear e innovar. Por supuesto, también hay que tener en cuenta una serie de consideraciones a la hora de seleccionar un lugar más alternativo para albergar un evento.

Si estás buscando un lugar diferente y original para dar la bienvenida a nuevos empleados o buscando un lugar especial para acoger a 500 invitados, a continuación puedes encontrar varias cuestiones que te ayudarán en tu elección. Y para encontrar más inspiración también puedes consultar las ideas que nos ofrece en su blog Banks Sadler, una empresa de gestión de eventos que American Express Global Business Travel ha adquirido este año.

¿Quiénes son los asistentes y por qué asisten al evento?

Esta cuestión, más que cualquier otra, te ayudará a barajar las mejores opciones a la hora de elegir tu venue. No solamente es importante determinar si un espacio tiene la capacidad para acoger al número de asistentes previsto, así como el plano del venue (formato teatro, forma de “u”, cuadrado, etc.), sino que también es importante ver si el propio espacio en sí es adecuado para el tipo de evento que vas a organizar. Un nightclub con decoración atrevida no es una elección apropiada, por ejemplo, si vas a organizar un evento para shareholders. De la misma manera, una sala cerrada y estrecha no es la opción ideal si pretendes fomentar el networking. La elección también deberá estar condicionada por el nivel VIP de tus asistentes: un evento que congregue a CEOs y otros perfiles de dirección no debería ser el mismo que otro que reúna a perfiles que se encuentren en escalas más bajas a nivel corporativo.

Cuando selecciones un espacio, recuerda: es mejor pasarse que quedarse corto. Lo último que querrás es que tus asistentes se encuentren tan “apiñados” que estén pensando más en la proximidad física con el resto de personas que en la conversación que están teniendo. Además, si finalmente acuden menos invitados de los previstos, siempre puedes hacer que el evento parezca menos vacío a través de decoración adicional, por ejemplo.

¿Cómo es la accesibilidad del espacio?

A la hora de seleccionar un buen espacio geográficamente hablando, ten en cuenta la facilidad para que los asistentes se desplacen desde el trabajo o desde casa hasta el lugar de la celebración del evento. Si el evento tiene lugar en una gran ciudad, ¿cuenta con opciones de transporte público cerca para que los invitados se puedan desplazar antes y después del evento? Si no es así, ¿cómo es el aparcamiento en la zona? Si se encuentra en una zona no muy accesible, ¿has contemplado la opción de contar con un servicio de shuttle? También has de considerar cómo de accesible es el espacio en sí ¿Hay un ascensor con capacidad suficiente para evitar que los invitados tengan que subir escaleras? ¿Será necesario contar con acceso para personas con movilidad reducida? ¿Hay una entrada separada al espacio para que los proveedores de audiovisuales o catering puedan acceder?

¿Cómo se gestionará el tema de la comida y la bebida?

Tanto si se trata de un almuerzo como si se trata de un cóctel, éste es un tema importante, pues no querremos dejar un mal sabor de boca a los asistentes. ¿Cuenta el espacio con su propia restauración o será necesario contratar un catering externo? Si el venue ofrece sus propios servicios de restauración, ¿qué calidad tienen? ¿No son especialmente buenos? ¿Tendrías la posibilidad de contratar un catering o te pondrán restricciones en el propio espacio?

¿Se ajusta el espacio a tus necesidades de alojamiento?

Como sabrás, antes de cerrar ningún acuerdo, será necesario llevar a cabo una inspección minuciosa del espacio. Repasa todos los espacios que recorrerán tus asistentes durante el evento, desde el parking hasta los cuartos de baño.

Examina el plano del espacio y la distribución de plantas y valora si se ajusta a tus necesidades ¿Hay espacio suficiente para los espacios de bienvenida y registro y para las estaciones de comida? ¿El espacio cuenta con mesas y sillas propias o tendrás que alquilarlas externamente? ¿Pueden los elementos arquitectónicos del espacio interferir en el flujo o desarrollo del evento? ¿Necesitarás jugar con luz ambiente para hacer el espacio más acogedor o atractivo o enmascarar ciertos elementos que queremos que pasen desapercibidos?

Lleva a cabo la inspección a la misma hora a la que tendrá lugar el evento, para que puedas ver cuál será realmente las condiciones lumínicas del espacio. Comprueba también la acústica ¿Es una habitación con techo bajo donde las necesidades del equipo de sonido no requerirán de un gran despliegue o, por el contrario, se trata de un espacio abierto donde el sonido puede reverberar? Si tu evento contará con speakers, ¿hay un escenario y el propio espacio te facilitará el equipo audiovisual que necesitas?

¿Quién estará allí para ayudarte?

Finalmente, cuando estés buscando un espacio para tu evento, intenta averiguar cómo de amable, solícito y profesional es el staff del venue. En los eventos siempre hay imprevistos y es fundamental contar con personas enérgicas y dinámicas que te ayuden a resolver problemas, no a crearlos.