Tendencias en Business Travel que impactan en tu política de viajes

20 septiembre, 2018 5 min

Si estás planeando revisar y modificar la política de viajes de tu compañía, hoy te ofrecemos una serie de tendencias en la industria del business travel que están impactando en la actividad del Travel Manager y que pueden ayudarte a darle un giro a tu programa.

Tasas complementarias de las aerolíneas

Aunque el pago por servicios complementarios en las aerolíneas por parte de tus viajeros no es nada nuevo, éste se ha convertido en un tema más candente desde que algunas líneas aéreas han introducido sus tarifas Basic Economy (como American Airlines y United), así como a raíz de la adhesión de otras al NDC, un nuevo estándar que posibilita a las aerolíneas posicionar y vender mejor sus servicios complementarios.
Debido a que las líneas aéreas están haciendo a los pasajeros pagar por ciertos servicios que solían ser gratis (como la selección de asiento, los servicios de entretenimiento a bordo y la facturación de equipaje), así como la introducción de nuevos tipos de tarifas y nuevos paquetes de amenities, los Travel Managers han de delinear en su política qué servicios añadidos y cuáles no serán cubiertos por la compañía.
Desafortunadamente, es probable que estos servicios adicionales y nuevas tarifas añadan complejidad en el proceso de envío y gestión de gastos de viaje, lo que también puede requerir que establezcas un proceso claro en tu política de viajes respecto a este tema.

Tarifas hoteleras ocultas

También es cada vez más difícil para viajeros y Travel Managers prever cuánto costará una noche de hotel debido a la carta de servicios complementarios cada vez más extensa que ofrecen.
Desde el suplemento por late check-in como por ese café de cápsula que has tomado en tu habitación, las cadenas hoteleras también están aplicando nuevas fórmulas para aplicar cargos por servicios que previamente eran gratuitos. Algunas cadenas, asimismo, también requieren un plazo de cancelación superior a 48 horas (en algunos casos 72 horas) para que el cliente no sufra una penalización económica.

Todo esto significa que los Travel Managers deben mantenerse al día de lo que está ocurriendo en la industria hotelera y dar a sus viajeros una serie de guidelines sobre qué servicios serán reembolsables y cuáles no. Asimismo, también es un punto a tener en cuenta durante los procesos de negociación con los proveedores preferentes.

Reservas directas

Convencer a los viajeros de negocios de que han de reservar a través de la herramienta de reserva corporativa ha sido siempre un reto, pero lo es más aún ahora desde que las cadenas hoteleras han iniciado sus propias campañas de reservas directas. Los hoteles están continuamente ofreciendo a los viajeros incentivos como room upgrades y late check-out para hacer que las reservas se realicen directamente a través de su web. Esto es un problema en la gestión del programa de viajes, ya que, así, no es fácil obtener la información de itinerario, tan crucial para la política de seguridad en posibles situaciones de emergencia o para el reporting, por ejemplo.
Es por ello por lo que recomendamos encarecidamente que la política de viajes incluya las razones por las cuales los viajeros deben reservar dentro de la herramienta de viajes corporativa. En este punto, también es importante negociar con los proveedores preferentes para conseguir condiciones favorables y ventajas similares a las ofrecidas a través de la venta directa.

GDPR

Debido a la entrada en vigor de la nueva Ley Europea de Protección de Datos (GDPR) el pasado 25 de mayo, las compañías necesitan saber qué datos de sus empleados manejan, tanto ellos como sus partners, así como el uso que se hace de esos datos.
Para asegurar el cumplimiento de la nueva normativa, el Travel Manager ha de buscar el asesoramiento del Data Protection Officer de su compañía, una figura que, a raíz de la entrada en vigor de la nueva ley, es considerada clave para garantizar el cumplimiento de la GDPR. Puede que este responsable considere necesario añadir una nueva sección a la política de viajes explicando cómo la compañía y sus principales proveedores están manejando la información de los viajeros y qué se ha hecho para proteger esos datos considerados personales.

Personalización

Con una fuerte inversión por parte de la industria de viajes en nuevas tecnologías que garantizan la “customización”, el viajero corporativo espera obtener, al realizar sus desplazamientos por motivos laborales, una experiencia similar a la que experimenta cuando viaja por motivos de ocio. Aunque también es cierto que el uso de tecnología que permite ofrecer experiencias personalizadas requiere la recopilación de datos que pueden rozar el límite de lo permitido por la GDPR.
Ésta es la razón fundamental por la que las compañías deberían revisar qué herramientas tecnológicas y aplicaciones (especialmente para aquellas startups más jóvenes) pueden usar sus viajeros de negocios, así como para promover los canales preferentes en la sección de reservas de la política de viajes.

Opciones de economía colaborativa

Debido a la demanda creciente por lograr durante el viaje de negocios una experiencia similar a la del viaje de ocio, los viajeros corporativos están buscando más flexibilidad y personalización a la hora de viajar ¿Cómo están dando respuesta a esto los Travel Managers? Abriendo su programa a opciones de economía colaborativa, como Airbnb y Lyft.
Tanto si ya la incluyes en tu programa como si aún lo estás considerando, es importante dar a los viajeros una serie de guidelines claras sobre cómo deberían reservar en este tipo de alojamientos y qué precauciones de seguridad deberían seguir.