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7 Consejos sobre Como Realizar Eventos Híbridos y Mantener la Atención de los Participantes

14 abril, 2021 5 min

Mantener la atención constante de 10, 20, 30 personas durante una reunión virtual puede ser todo un desafío hoy, especialmente con las numerosas distracciones dentro de un hogar. Imagínate entonces, ¿Cómo lograr mantener a cientos o incluso miles de participantes online durante todo un día en un evento híbrido? Hemos pedido a dos expertos en este campo, de American Express Meetings & Events, Alison Squillacioti y Morgan Webb, recomendaciones que ayuden a conseguir este reto.

  1. Considerar siempre la zona horaria

Al planificar un evento híbrido, debemos tener en cuenta las diferentes zonas horarias en las que se encuentran los participantes, ya que podrían estar repartidos por diferentes regiones del mundo, lo que no supone un inconveniente cuando se reúnen de forma presencial pero sí en el caso de un evento híbrido.

Dado que encontraremos ocasiones en las que no será posible acomodar los horarios de todos, especialmente si se trata de un evento global, es importante estar preparados para ofrecer a los invitados opciones que den respuesta a su demanda concreta, y por supuesto, poder ofrecer las grabaciones de las conferencias tras el evento, para que estos invitados accedan a ellas cuando les sea posible.

  1. Romper la dinámica

Morgan indica que las personas tienen, en general, períodos de atención bastante cortos, por lo que una forma de combatir la falta de concentración de la audiencia es, sin duda, mantener las sesiones o ponencias mucho más reducidas.

Alison añade, además, que con los eventos presenciales es posible ubicar sesiones que duren dos o tres horas, sin embargo, este mismo formato no funciona con participantes en virtual, especialmente si puede haber también, niños llorando, perros ladrando, timbres sonando…

“No se puede tener a alguien online, desde casa, sentado, de 10:30h a 17:30h”, comenta Alison. “Mi recomendación es hacer breves descansos cada dos horas con el fin de mantener a todos más implicados en la sesión. Si el evento consiste, por ejemplo, en un día virtual de seis horas aprox., lo ideal sería establecer cuatro descansos”.

  1. Elegir a los facilitadores adecuados

Para captar la atención de una audiencia online, es fundamental contar con un maestro de ceremonias o facilitador dinámico  del evento que sirva de enlace entre los asistentes en presencial y los participantes virtuales. Es clave elegir uno que sepa cómo trabajar con un gran número de personas, incluso cuando no puede verlas. En algunos casos, si fuera necesario, poder contar con dos personas: Un maestro de ceremonias más implicado con los participantes virtuales, además de un facilitador adicional en sala que haga las veces de anfitrión y ambos coordinados; esto sería el mundo ideal.

Una razón más para contar con un facilitador de peso que dirija el evento: Es una forma de asegurar que el evento sigue la agenda prevista y además ayuda y mantiene el ritmo del evento – ambas cosas son fundamentales en los eventos híbridos. Hay invitados o participantes que sólo se conectan a partes concretas de la jornada, por lo que el tema de seguir la agenda se hace imprescindible si no queremos perder a este grupo.

  1. Comunicar previamente la plataforma tecnológica que se usará en la sesión 

Se utilizan diferentes plataformas y tecnología en los eventos virtuales e híbridos, lo que significa que los asistentes podrían necesitar descargar e indagar un poco sobre ésta previamente.

Es importante que tanto asistentes como ponentes estén familiarizados con la plataforma antes de que la conferencia se celebre. Es complicado involucrar a los asistentes virtuales si la mitad de ellos tuvieran dificultades a la hora de entrar en el evento.

Morgan recomienda dar acceso a los asistentes a la plataforma con antelación, junto con una guía práctica o preguntas frecuentes para que tengan la oportunidad de descargar el software, ver cómo funciona y trastear un poco con la herramienta. Para conseguir una mejor experiencia de usuario, también sugiere facilitar una página web donde los usuarios que tienen problemas o que tienen preguntas, puedan acudir para recibir asistencia antes y durante el evento.

  1. Crear contenido personalizado

Tanto Morgan como Alison destacan la importancia de contar con un contenido orientado a la audiencia a la que nos dirigimos. Si esto es vital en la organización de un evento presencial, todavía lo es más cuando hablamos de un evento virtual o híbrido, donde el participante no tendrá que escabullirse por la puerta trasera de un auditorio si está aburrido.

Para ayudar a captar la atención de una audiencia online, la personalización del contenido para dar respuesta a la demanda de los diferentes tipos de participantes “personas” que estarán presentes, es fundamental. Esto requerirá un trabajo de investigación para aprender más sobre nuestros participantes y hay diferentes técnicas que podrían ayudarnos con este objetivo; desde la realización de una encuesta o cuestionario previo al evento a otras muchas…

  1. Fomentar la interacción entre asistentes presenciales y virtuales

Uno de los desafíos de los eventos híbridos es hacer que sus asistentes virtuales y los que acuden presencialmente se sientan conectados, por lo que es importante trabajar en acciones que faciliten la interacción entre ambos grupos. Una de las mejores formas de hacerlo es mediante actividades que fomenten la participación de la audiencia.

Para ello se pueden poner en práctica numerosas iniciativas, tales como: Sesiones de preguntas y respuestas en vivo, también unir a las dos audiencias (virtuales + presenciales) a través de sesiones grupales más pequeñas que pueda ayudar a ambas a relacionarse mejor y de forma más cercana, incluso plantearnos una actividad de bienestar, como una clase de yoga de 30 minutos o de meditación, una clase de cocina virtual, una cata de vino;  giros divertidos que podemos poner en un evento híbrido que ayuden a romper la monotonía y el hielo entre los asistentes online que puedan sentirse fuera del circuito por el hecho de estar en casa.

  1. Déjalos tener la oportunidad de ganar

Al final, una de las mejores formas de involucrar a una audiencia virtual es recompensarla por su participación. Los incentivos son especialmente efectivos para las ferias comerciales y para lograr que los participantes virtuales visiten los stands de los expositores de forma online. La gamificación también funciona muy bien con asistentes virtuales.