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Consejos para travel managers: Cómo minimizar el coste y el riesgo como consecuencia de la interrupción del programa de viajes

24 marzo, 2020 3 min

  • Revisar de manera proactiva el proceso de aprobación: existen herramientas que activan las aprobaciones por parte de los managers antes de emitir un billete; podrían ajustarse en función del destino, la antigüedad de los empleados y el motivo del viaje. Será necesario contactar con el proveedor de la herramienta online de autorreserva (OBT) para hacer los ajustes e implementar procesos de aprobación más estrictos. Por ejemplo, bloquear o restringir viajes a destinos predeterminados, o redirigir a los usuarios a llamar a un asesor de viajes cuando se necesite una aprobación.
  • A medida que la situación evolucione en las próximas semanas y meses, se recomienda trabajar con tu agencia de viajes corporativos (TMC) para revisar y actualizar regularmente la configuración de aprobaciones con el objetivo de reflejar las restricciones o prohibiciones de entrada a diferentes países, destinos de alto riesgo y otros detalles relacionados con el COVID-19.
  • Revisar la política de viajes: ¿el documento está al día? Deben implementarse los cambios en la política a medida que evoluciona la situación de una manera ágil. Sin embargo, los cambios en las políticas solo son efectivos si los viajeros los conocen: ¿cómo se comunican estos cambios a los empleados? Es importante trabajar con los equipos de recursos humanos, seguridad, legal / cumplimiento y comunicación interna para obtener el compromiso y la formación de los empleados.
  • Cuando los viajes de negocios y/o eventos se posponen o cancelan, es importante informar adecuadamente a los viajeros y/o asistentes al evento. Se puede trabajar con la agencia de viajes corporativos en el desarrollo de comunicaciones proactivas y prácticas para los viajeros a través de todos los canales disponibles, incluyendo notificaciones en aplicaciones, SMS, chat en tiempo real, teléfono o correo electrónico.
  • Si hay algún cambio inesperado mientras un empleado está de viaje, hay que asegurarse de que los consultores de viajes de la agencia puedan comunicarse con los viajeros a través de los canales apropiados, como la mensajería instantánea a través de una aplicación. El uso de herramientas de seguridad ayuda a los travel managers a localizar a los viajeros, a través de datos sobre el uso reciente de una tarjeta e información de GPS para completar los datos del itinerario que facilita además la comunicación con los viajeros cuando sea necesario.
  • La agencia de viajes corporativos debería de poder cruzar la información del perfil del viajero con datos de líneas aéreas, hoteles, proveedores de transporte terrestre y especialistas en seguridad para poder tomar las decisiones adecuadas a la hora de gestionar un incidente en tiempo real.
  • Revisar la tasa de cumplimiento de la política de viajes: las pautas y restricciones solo son efectivas si los viajeros realizan sus reservas dentro de la política y los canales corporativos. La visibilidad es clave: trabajar con los equipos de recursos humanos, riesgos y cumplimiento, y con tu agencia de viajes de empresa para comunicar la importancia del cumplimiento para la propia seguridad de los viajeros.
  • Revisar los términos y condiciones por cambios o cancelaciones (T&C) en los contratos con proveedores. Esto ofrecerá una visión del impacto presupuestario de cambiar los planes de viaje o posponer eventos, y resaltará cualquier punto a considerar en las próximas negociaciones con los proveedores.
  • ¿Se están tomando decisiones sobre la política de viajes basadas en fuentes relevantes y veraces? Es necesario observar las noticias en cuanto a viajes que ofrece el gobierno nacional, los organismos de salud, las actualizaciones diarias de la OMS (en inglés) y los especialistas mundiales en gestión de riesgos…