Cómo controlar el gasto en viajes y eventos corporativos en un escenario imprevisible

¿Cuánto va a gastar tu empresa en viajes de negocios y reuniones de empresa este año? El escenario de incertidumbre en el que vivimos puede hacer que prever los costes de estas actividades suponga un reto: la respuesta a la pregunta anterior puede variar en función de las noticias de última hora. Aun así, te presentamos algunas ideas para contar con una mayor claridad a la hora de gestionar el gasto en viajes y reuniones, de la mano de nuestros equipos de consultoría, Global Business Consulting (GBC) y de Meetings & Events (M&E) de American Express Global Business Travel.

Definir cuándo los viajes/reuniones tendrán un impacto positivo

Cada empresa tendrá que sopesar el valor que les aporta que los empleados viajen para reunirse en persona frente a la interacción a través de un formato alternativo, como una videoconferencia o una llamada telefónica. Esto, obviamente, puede tener una influencia significativa en el presupuesto.

Son muchos los factores que entran en juego a la hora de determinar si es preferible realizar un viaje de negocios, siendo el objetivo de la reunión y el coste los elementos que suelen ocupar el primer lugar en la lista de consideraciones. Cada vez se tiene más en cuenta el impacto de un viaje sobre las personas y el planeta. La unidad de negocio del viajero dentro de la organización, el resultado esperado de la reunión, el medio de transporte y el origen/destino son otros puntos a tener en cuenta.

En última instancia, el director será quien dé luz verde o no a un viaje o una reunión, pero contar con una política actualizada que tenga en cuenta las circunstancias actuales puede ayudar a orientar la decisión del director.

Controlar el coste total de cada viaje

Dado que los precios tienen una tendencia al alza, es crucial determinar el coste real de un viaje de negocios. Esto va más allá de calcular los vuelos y la estancia de cuatro noches en un hotel. El Uber al aeropuerto, el café con leche antes de la gran reunión, el traje lavado en el hotel, la llamada a casa a través de roaming: todos estos gastos pueden hacer crecer la factura. Para medir con exactitud el coste total de un viaje, hay que observar los datos acumulados de viajes y gastos en conjunto, y para asegurarse de que no se escapa ningún gasto, recomendamos asignarle un identificador único a cada uno. Esto permitirá al equipo financiero analizar mejor el valor de cada viaje y hacer recomendaciones para gestionar los costes a futuro.

Trabajar para conseguir una buena tarifa

Con el aumento de los costes de los viajes en todo el mundo, se hace necesario aprovechar cualquier oportunidad que permita el ahorro. Funcionalidades de reshopping, carga de doble tarifa, programas de socios, descuentos en cadenas, beneficios de programas de agencias de viajes corporativos: todas estas estrategias pueden ayudar a minimizar el impacto de la inflación global debida a la incertidumbre económica y a las fluctuaciones del precio del petróleo.

Por otro lado, puede suponer un reto negociar tarifas con los proveedores sin una referencia de base válida. 2019 fue el último año normal en el mercado de los viajes, pero los datos tan lejanos en el tiempo no deben utilizarse para determinar lo que es apropiado en el escenario actual. El sector debe partir prácticamente de cero para dibujar un nuevo punto de referencia.

Quizás lo mejor que se puede hacer en este momento es tener conversaciones abiertas y transparentes con los proveedores sobre las necesidades de cada organización teniendo en cuenta la realidad actual para llegar a un acuerdo conveniente para ambas partes.

Tener en cuenta las limitaciones de capacidad

Es fundamental estar atento a lo que ocurre con los proveedores. Debido al ritmo de la vuelta de los viajes, los proveedores de toda la cadena de suministro se enfrentan a fuertes limitaciones de capacidad, lo que está causando incidencias y retrasos en todas las fases de la experiencia de viaje del cliente. Y cuando el viaje no se desarrolla según lo previsto, puede afectar al presupuesto en forma de dietas, alojamiento y transporte adicionales, por no mencionar que puede perjudicar la productividad y la satisfacción del viajero.

Al menos temporalmente, las aerolíneas pueden cancelar algunas rutas que afectan a los principales destinos de ciertas empresas, y algunos establecimientos hoteleros pueden abrir de nuevo o cerrar definitivamente. Estos cambios pueden afectar, también, al gasto e, incluso, pueden obligar a negociar nuevos acuerdos con los proveedores.

Encontrar formas creativas de hacer frente al aumento de los costes de las dietas

Los costes de la comida en los hoteles se han disparado. Así que, si estás planeando una reunión o conferencia este año, te recomendamos negociar con el responsable de catering sobre un menú que no desborde el presupuesto. Dos opciones pueden ser evitar ciertos tipos de alimentos que hayan experimentado una fuerte subida de precios y ofrecer al menos una opción vegetariana, que no sólo suele ser más barata, sino también más sostenible.

Es fundamental buscar también diferentes maneras de reducir el desperdicio de alimentos, ya que las reuniones y los eventos pueden generar una gran cantidad de ellos. En un análisis realizado por nuestro equipo de M&E hace un par de años, descubrimos que la mayor parte del desperdicio se produce en las cenas fuera del lugar de la reunión que no son obligatorias y a las que es difícil llegar, así como en los desayunos a primera hora de la mañana. Por lo tanto, sugerimos considerar la posibilidad de ofrecer una cena a poca distancia o en el mismo lugar (lo que eliminará también los costes de transporte) y un desayuno más tardío. Otra posibilidad es ofrecer a los invitados una tarjeta de regalo para el servicio de restauración del hotel, permitiéndoles elegir lo que quieran, cuando quieran.

Centrarse en prioridades más amplias

La sostenibilidad y el bienestar de los empleados se están convirtiendo en asuntos más prioritarios, lo que implica que la reducción de costes ya no es el único objetivo de las compañías con programa de viajes. Cada vez más, la santísima trinidad -coste, carbono y atención- determina la dirección de los programas de viajes y el gasto.

En consecuencia, actualmente se está prestando más atención a ayudar a los viajeros a tomar las decisiones correctas, como por ejemplo si deben viajar o no y las opciones de las que disponen durante el proceso de reserva. Este tipo de guías pueden ayudar a las compañías a hacer sus procesos de viaje más fluidos o a evitar la “fricción” (es decir, hacer que los viajeros piensen en sus opciones más cuidadosamente debido a un flujo de aprobaciones) cuando sea necesario.

Mientras el mundo sigue cambiando, nos preocupamos de mantenernos al tanto de las últimas tendencias y datos para ayudar a los clientes a planificar el futuro. Publicaremos nuestros informes con previsiones de viajes y reuniones para 2023 en los próximos meses, con el objetivo de que sean de utilidad para la elaboración de presupuestos.

Mientras tanto, nuestros equipos de GBC y M&E pueden ayudarte a sacar el máximo partido de tu programa y obtener el máximo valor de tu gasto en viajes y reuniones, además de encontrar el equilibrio adecuado y alineado con los objetivos generales de la empresa.