La agencia de viajes corporativos: el mejor aliado

22 mayo, 2020 4 min

Se ha dicho en muchas ocasiones: los períodos de incertidumbre son en los que se muestra el valor real de las agencias de viajes corporativos (TMC). Esto no es nuevo para los travel managers, cuando un evento imprevisto desencadena la necesidad de las empresas de localizar y repatriar a su personal, es cuando los altos ejecutivos se dan cuenta del papel indispensable de éstas. Profundicemos en cómo una TMC se convierte en el aliado clave de una compañía en tiempos difíciles…

Proporcionar avisos y alertas de viaje fiables

Durante un incidente, es necesario disponer de información fiable. En un escenario con prohibiciones y restricciones que impiden o dificultan los viajes de negocios, se deben tomar decisiones rápidamente y pueden darse errores si se actúa con prisas ante la desinformación.

Una TMC se puede convertir en un recurso de referencia para obtener información actualizada a la hora de tomar decisiones libremente y con confianza. Una TMC debe observar de cerca las alertas relacionadas con los viajes durante todo el año, y proporcionar la información relevante y de gestión de riesgos de las fuentes más fiables. Esto debería incluir posibles incidencias relacionadas con las restricciones en los viajes y, a la vez, ofrecer a los equipos de soporte herramientas para que puedan atender mejor a los viajeros.

Ayudar a los viajeros impactados

Los equipos de viajes corporativos deben identificar rápidamente dónde están los viajeros y quién puede verse afectado por un incidente. Sin las herramientas adecuadas, ubicar a los viajeros puede ser una gran dificultad y requerir mucho tiempo. Y si afecta a toda una compañía, los equipos de seguridad y gestión de incidentes pueden tener dificultades para ayudar a todos al mismo tiempo. Aquí es cuando la tecnología de gestión de riesgos de una TMC puede ayudar a que los viajeros impactados vuelvan a casa de forma segura. Utilizando la información del itinerario registrada en nuestras plataformas, las actualizaciones de estado de vuelo en tiempo real y datos de uso de la tarjeta de crédito, y nuestra solución de gestión de incidentes, Expert Care ™, los clientes de GBT pueden identificar rápidamente el paradero de los viajeros y enviar alertas a los equipos de seguridad para que puedan priorizar ayudar a aquellos que puedan verse afectados.

Además, la solución permite la comunicación bidireccional a través de mensajes de texto, correo electrónico y dispositivos móviles para que las empresas tengan múltiples formas de comunicarse con los empleados y ofrecerles asistencia. Los viajeros que tienen Expert Care en la aplicación Amex GBT Mobile pueden compartir su geolocalización y decirle a la compañía si se encuentran bien en caso de emergencia, y así, acabar con las preocupaciones del equipo de seguridad.

Apoyar a los viajeros cuando más lo necesitan

Cuando las cancelaciones de vuelos y las restricciones generan incidencias en todo el mundo, las líneas telefónicas de las compañías de viajes se colapsan debido a la gran cantidad de consultas. A la vez, es posible que los viajeros de negocios que tratan de cancelar sus viajes no encuentren la ayuda de su equipo de viajes corporativos, ya que también se encuentra desbordado.

Una agencia especializada en la gestión de viajes corporativos puede ayudar a gestionar la tensión y la frustración, además, mediante el uso del big data y el análisis de clientes, puede identificar sin problemas a los viajeros potencialmente impactados cuando se anuncian restricciones de viaje y puede contactar de manera proactiva con aquellos con viajes próximos para ayudarlos a reorganizarse.

A diferencia de la mayoría de los viajeros que deben trabajar directamente con los proveedores para realizar sus cambios, los viajeros de negocios que cuentan con Amex GBT Mobile pueden utilizar las funciones de llamada o chat en un clic para conectarse con un consultor de viajes las 24 horas, 7 días a la semana y recibir asistencia inmediata.

Acompañar al viajero en la adversidad

Cuando se producen muchas cancelaciones de viajes a la vez, una empresa puede no contar con las relaciones con proveedores adecuadas para gestionar todos los reembolsos y las penalizaciones. En este momento es cuando la TMC, con sus relaciones consolidadas con proveedores, puede negociar términos favorables en nombre del cliente. Desde el inicio de la situación actual con la COVID-19, GBT ha permanecido en contacto constante con sus principales socios estratégicos, proporcionando feedback por parte de nuestra base de clientes para ayudar a tomar decisiones en torno a sus políticas. Si bien, pueden aplicarse penalizaciones por cancelación, algunas aerolíneas han estado trabajando con nosotros para cambiar nombres, fechas y destinos sin coste alguno. (Los protocolos exactos varían según la aerolínea).

Por último, apoyarse en una agencia especializada de viajes corporativos con amplia experiencia es una apuesta firme. Amex GBT cuenta con procedimientos consolidados para garantizar la continuidad del negocio y la gestión de riesgos para seguir ofreciendo una experiencia positiva al viajero y al cliente, incluso durante los períodos de incertidumbre.