Cómo pueden ahorrar las empresas en un escenario de crecimiento de las tarifas hoteleras en 2023

Como se mostró en el último Informe Hotel Prices 2023 (en inglés) publicado por American Express Global Business Travel (Amex GBT), nuestros clientes corporativos deben concienciarse de que las tarifas hoteleras van a subir en 2023. Debido a una serie de circunstancias, como la inflación, la demanda de viajes acumulada y la escasez de personal, se prevé un aumento de las tarifas en la mayoría de las ciudades.

Esta situación pone a las compañías, sobre todo a pequeñas y medianas empresas (PYMES), en una situación difícil. Como hemos publicado en nuestro informe de resultados, los viajes de las PYMES se están recuperando más rápidamente que cualquier otro segmento de clientes. En el segundo trimestre de 2022, las transacciones de viajes de las PYMES se situaron en el 84% de los niveles de 2019, frente al 76% de todos los demás segmentos de clientes.

Entonces, ¿cómo pueden las empresas, especialmente las PYMES, seguir aumentando sus viajes de negocios sin verse afectadas por el aumento de los precios de los hoteles? Amex GBT aporta algunas claves.

Seleccionar proveedores estratégicos

Si los empleados de una compañía viajan repetidamente a determinados destinos, se puede ahorrar estableciendo una relación con determinados proveedores de alojamiento en esos lugares y convertirlos en proveedores preferentes. Muchos establecimientos exigen un compromiso mínimo de estancias anuales para poder obtener un descuento corporativo, que puede variar dependiendo del tamaño de la ciudad y la oferta.

Para conocer en qué ciudades puedes beneficiarte de este tipo de programas, lo primero es analizar los datos internos e identificar los lugares que se visitan con más frecuencia. Esta tarea puede ser complicada si no se cuenta con las herramientas y los métodos adecuados de recopilación de datos.

Además, debido a ciertas prácticas a la hora de hacer reservas, como cuando un viajero reserva directamente con un establecimiento, es posible que no se guarden algunos datos. Por eso, Amex GBT recomienda a los viajeros que utilicen las herramientas de reserva online de la agencia de viajes corporativos (TMC) para poder disponer sin problemas de los datos necesarios. Si esto no fuera posible, también se pueden obtener muchos datos de las tarjetas de crédito con las que se pagan los gastos de los viajes.

A la hora de determinar con qué proveedores trabajar, también es recomendable revisar la lista de hoteles actual e introducir hoteles de categoría inferior que cuesten menos, sin comprometer la seguridad de los empleados. Otra forma de ahorrar es buscar hoteles que estén un poco más alejados de la oficina.

Contar con una política de viajes

Disponer de una política de viajes es fundamental para ahorrar costes. Sin ella, los viajeros no tienen límite de gasto. Sin embargo, muchas empresas no cuentan con políticas formales porque han evolucionado o crecido muy rápido. El ‘Siempre lo hemos hecho así’, o ‘la secretaria llama y reserva los viajes de todos’ son el tipo de cosas que pueden costar dinero a las empresas.

Algunas normas que ayudarán a reducir los costes de los hoteles, y que puede contener la política de viajes, son:

• Reservar online con la TMC, y evitar hacerlo directamente con el hotel o en un sitio web de viajes vacacionales, para facilitar la visibilidad del gasto.
• Seleccionar los proveedores preferentes del programa que tengan descuentos corporativos.
• Reservar viajes de forma sencilla utilizando la herramienta online de autorreserva en lugar de llamar a un agente.
• Reservar tarifas con descuento de TMC cuando las tarifas negociadas por la empresa no están disponibles.

Aplicar la política de viajes

Contar con una política de viajes es un buen comienzo, pero su valor depende de que perdure en el tiempo y se refuerce. Por lo tanto, sólo deben incluirse directrices que se puedan cumplir.

Existen herramientas que pueden ayudar a determinar el porcentaje de cumplimiento. Si este es demasiado bajo, estudiar los datos puede ayudar a llegar a la raíz del problema, ayudando a comprender qué es lo que provoca el incumplimiento y a subsanar las deficiencias.

La herramienta online de autorreserva es otro aliado del cumplimiento de la política. El uso de esta puede permitir, mediante su diseño y si se tienen los parámetros de la política establecidos, dirigir a las personas que quieren cumplir hacia las mejores opciones, permitiendo ahorrar costes.

Aprovechar las relaciones y soluciones de tu TMC

Para viajes puntuales o a destinos en los que no se cuenta con un programa de proveedores preferentes, recomendamos reservar contenidos con tarifas negociadas por la TMC, gracias a las cuales, los clientes pueden acceder a descuentos especiales, así como a otras ventajas.

A través del programa de hoteles Preferred Extras™ de Amex GBT, nuestros clientes pueden acceder a descuentos y extras especiales, como Wi-Fi y desayuno incluidos, descuentos en comida y bebida, mejoras en la habitación y late check out.

Comprobar cuidadosamente el contrato

Como se menciona en el informe Hotel Prices 2023, los hoteles están haciendo lo que pueden para aumentar sus ingresos. Si actualmente te encuentras en negociaciones con alojamientos, puedes encontrar tarifas corporativas dinámicas que fluctúen en función de la oferta y la demanda. En los lugares donde tienen suficiente volumen para ofrecer tarifas estáticas, que se mantienen igual independientemente de las fluctuaciones de precios, negocia para conseguirlas.

Tal y como se indica en el informe, también observamos cómo un mayor número de hoteles imponen la disponibilidad de habitaciones en sus contratos. Esto significa que un hotel puede cobrar una tarifa superior a la acordada durante los períodos de alta demanda.

En este tipo de situaciones, el contenido de la TMC puede ofrecer mejores tarifas. Todos los establecimientos adheridos a Preferred Extras ofrecen la última disponibilidad de habitaciones, lo que significa que mientras haya una habitación disponible, la obtendrás en las condiciones y precios contratados.

Otra cosa a la que hay que prestar atención es que algunos hoteles se acercan a las compañías con lo que parece ser una oferta atractiva, pero en realidad se trata de un descuento mínimo de la cadena.

Si no se cuenta con un programa formal, puede parecer atractivo, pero el descuento de la cadena suele ser sobre la mejor tarifa disponible. Con tarifas tan altas como las actuales, puede que no sea lo mejor para la empresa desde el punto de vista de la gestión de costes.

Las empresas deben ser muy exigentes a la hora de revisar las ofertas y descuentos de las cadenas y limitar el número que aceptan. El ahorro será mayor agrupando el gasto en un número limitado de partners, frente a contar con descuentos de muchas marcas.

No dudes en llamar al equipo de consultoría de tu TMC

Nuestro equipo de Consultoría Global (GBC) puede ayudarte a reducir el gasto en los programas de hoteles, ya sea ayudando a elaborar una política diseñada para aumentar el índice de cumplimiento, analizando los datos para descubrir oportunidades de ahorro o negociando en tu nombre.

El equipo de GBC presta servicio a todo tipo de clientes y siempre realizan sus recomendaciones en base a los grupos de pares del cliente o a su propio punto de referencia con el objetivo de satisfacer las necesidades únicas de cada cliente, independientemente de su tamaño o sector.

Para obtener más consejos sobre estrategias de contratación -y para ver hasta dónde pueden llegar las tarifas de los hoteles- descarga el informe Hotel Prices 2023.