Siete formas de preparar el Programa de Viajes para la nueva normalidad

20 julio, 2020 6 min

Este es el momento oportuno para que los equipos de viajes corporativos preparen sus programas de viaje de cara al futuro. Aquí exponemos 7 áreas a tener en cuenta:

  1. Reforzar nuestro “duty of care”.

A medida que la situación ha ido evolucionando, algunas compañías han descubierto puntos débiles en sus programas de viajes en cuanto a duty of care, mientras que los ejecutivos reconocen la importancia de contar con uno. Los travel managers y los equipos de seguridad deben revisar qué ha funcionado y qué no, antes de decidir cómo construir un programa más consistente.

Para comenzar, hay que observar el protocolo de seguimiento del viajero: ¿cómo han funcionado los procesos y la tecnología? ¿Ha habido alguna dificultad para contactar con los viajeros o ha sido sencillo? ¿Cómo ha ayudado la empresa a los viajeros impactados y qué se puede hacer para mejorar su experiencia en el futuro? ¿Les mantuvieron al tanto de la situación con actualizaciones en cuanto a viajes y sanidad?

Para obtener esta información, los travel managers pueden consultar con los viajeros para identificar cualquier fisura. También es un buen momento para priorizar tareas que a menudo se pasan por alto, como asegurarse de que la información del perfil de los viajeros esté actualizada o asegurarse de que los empleados entiendan por qué existe una política de viajes y cómo les protege.

  1. Crear una política de viajes para el futuro

Las empresas tienen que saber dónde se encuentran sus empleados cuando viajan por negocios. También es necesario ser capaz de rastrear a dónde planean ir en el futuro para reducir los viajes innecesarios a destinos de alto riesgo. Utilizando tecnología de aprobación previa al viaje, las empresas pueden revisar los itinerarios de los empleados antes de que puedan incurrir en infracciones; además, los viajes a destinos de alto riesgo se pueden señalar automáticamente.

Las compañías deberán planificar cómo gestionar los viajes de negocios mientras los países y las aerolíneas empiezan a levantar las restricciones. Los empleados también necesitarán saber cómo gestionar los reembolsos y los cupones de los proveedores. Cuando comenzaron los movimientos de repatriación, algunas compañías tuvieron dificultades para localizar a los empleados que habían reservado fuera de los canales aprobados; el cumplimiento de las políticas y las estrategias para hacerlas cumplir, por lo tanto, cobran un nuevo nivel de importancia.

  1. Revisar las relaciones y estrategias de los proveedores

Con los cambios en la capacidad y disponibilidad de los proveedores, los programas de viajes corporativos deberán adaptar su estrategia de abastecimiento, teniendo en cuenta la fluctuación de la oferta, la demanda y los precios. Este es un buen momento para abrir conversaciones con los proveedores a fin de descubrir un camino de beneficio mutuo.

Las empresas tienen la oportunidad de fijar buenos precios debido a la disminución de las tarifas. Según The Dollar Flight Club, que analizó los precios de las tarifas aéreas después del 11 de septiembre y la recesión financiera para ayudar a diseñar su pronóstico, ha predicho que las tarifas aéreas caerán un 35% en 2021. A modo de comparación, los precios de las tarifas aéreas cayeron un 18% después del 11 de septiembre y un 21% durante la recesión de 2007. Si bien las tarifas hoteleras también pueden reducirse, es posible que negocien los extras, como la normativa de cancelación flexible o los amenities.

Las compañías también deben evaluar qué están haciendo los proveedores para dar apoyo a las nuevas prioridades del programa de viajes, como las iniciativas en materia de salud y seguridad de los viajeros.

  1. Preparar a los viajeros para un crecimiento de los viajes de negocios

Mientras el volumen de viajes vuelve a los niveles anteriores, habrá un período de transición y ajuste. Los países levantarán las restricciones a diferentes velocidades y las normativas de los proveedores pueden cambiar más frecuentemente. Los chequeos de salud y los procesos de distanciamiento social pueden cambiar según el país, el aeropuerto, el hotel o la estación de tren.

Los equipos de viajes corporativos necesitan estar al tanto de todos los cambios y hacer lo necesario para transmitir la confianza a sus viajeros. La búsqueda proactiva de feedback por parte de los viajeros puede ayudar a la planificación. Las iniciativas que potencien el bienestar se deben priorizar.

  1. Rediseñar el servicio y la tecnología de cara a las nuevas necesidades

Las empresas reconocen cada vez más el riesgo que supone que los empleados reserven por canales externos a los aprobados por la compañía, por lo que se están inclinando por servicios y tecnología que puedan ofrecer una mayor visibilidad de hacia dónde se dirigen los viajeros, de dónde vienen, así como soluciones que puedan ayudar a impulsar el cumplimiento de las políticas y cambios de programa.

Para empezar, hay que realizar una auditoría de las soluciones actuales para abordar las brechas o debilidades, particularmente en el ámbito del duty of care. También es fundamental formar a los viajeros sobre los beneficios que ofrecen las herramientas en cuanto a seguridad para motivarles a reservar todos los detalles del viaje dentro de los canales aprobados por la compañía.

Al investigar diferentes opciones, recomendamos herramientas de atención diversas e integradas para ofrecer un servicio estable y evitar una mala experiencia de usuario. Los programas de viajes corporativos también deben prepararse para recibir solicitudes de reservas de viajeros que buscan más asistencia práctica, especialmente durante si se dan dificultades durante el viaje.

  1. Redefinir el valor del programa

El cambio en la demanda de viajes ha alterado los presupuestos, lo que ha llevado a las compañías a revisar sus estrategias de gasto para adaptarse al nuevo escenario. Con un mayor énfasis en el ahorro de costes y la eficiencia, se da un mayor enfoque en la optimización del programa y algunas compañías exploran la consolidación de los proveedores y la agencia de viajes corporativos.

Cada vez más, el valor del programa estará definido por factores más allá del ahorro de costes. Las empresas están poniendo más peso en factores como la implicación de los proveedores en cuanto a los cambios de política y las iniciativas de duty of care y si pueden ofrecer seguridad y conectividad durante todo el viaje.

  1. Evaluar la capacidad de analizar datos y realizar informes.

Sin los datos adecuados y la visibilidad de los programas de viaje, será difícil alcanzar cualquiera de los objetivos anteriores. Las compañías deben realizar una evaluación exhaustiva de sus herramientas de realización de informes para asegurarse de que están alineadas con los objetivos que se han expuesto en la lista de prioridades, tales como medir y comparar la confianza de los viajeros, recopilar comentarios, gestionar el gasto o promover la aplicación de políticas. Se dependerá en gran medida de los análisis de datos para evaluar el cambio en los patrones y volúmenes de viaje, gestionar el gasto con mayor claridad e impulsar las decisiones en cuanto al programa.

La recopilación de información personal es necesaria para ofrecer apoyo a los viajeros. Al mismo tiempo, la forma en que las empresas recopilan y procesan los datos está bajo un mayor escrutinio con la implementación de nuevas regulaciones a nivel mundial. Al evaluar las herramientas de recopilación de datos, las empresas deben asegurarse de que las soluciones cuenten con seguridad integrada y que cumplan con los nuevos estándares.

Para obtener información personalizada sobre tu programa de viajes, ponte en contacto con nuestro equipo.