Trabajo en equipo para el éxito del programa de viajes

Hacer funcionar un programa de viajes corporativo no es algo que pueda depender de una sola persona en una compañía. No importa el tamaño de la empresa en cuestión. La gestión adecuada de un programa de viajes requiere trabajo en equipo y colaboración.

Por eso, los Travel Managers no pueden trabajar de forma aislada. Entran en juego otros departamentos que pueden contribuir a que la política de viajes vaya “sobre ruedas”.

Senior management

Aunque no se comunique como tal directamente lo cierto es que en la estrategia que hay detrás de la gestión del programa de viajes tiene mucho que decir el comité de dirección de la compañía. Si las personas que forman parte del senior management de la misma no se implican en la política de viajes o si son demasiado laxos respecto a su cumplimiento, los empleados pueden verse tentados a actuar de forma solitaria y no seguir la política establecida en cuanto a desplazamientos corporativos se refiere.

Para evitar este escenario es importante identificar a un ejecutivo senior que lidere el programa de viajes e inspire el cumplimiento de la política a todos los niveles.

Por su parte, para asegurarnos de que la política de viajes va a ser mayoritariamente respaldada, hay que trabajar con un profesional senior que nos ayude a alinear esa política con los objetivos y cultura de la compañía.

Responsables de departamento/supervisores

A veces, la política de viajes puede generar desacuerdos cuando el Travel Manager intenta velar por su cumplimiento. Por eso hay que delegar esa responsabilidad en los responsables directos o managers de los propios viajeros. Para ello se puede establecer una rutina de enviar a estos responsables, de forma trimestral o mensual, un resumen para informar sobre aquellos casos en que no se está respetando la política de viajes.

Recursos Humanos

Teniendo en cuenta que los programas de viajes se están convirtiendo, cada vez más, en una razón para atraer talento a la compañía, los responsables de Recursos Humanos juegan un papel fundamental a la hora de informar a los candidatos a un punto sobre los beneficios del programa, así como colaborar con el Travel Manager para hacerlo más atractivo a la hora de captar y retener talento.

Pero su trabajo no termina después de la contratación. El equipo de Recursos Humanos también puede ser clave durante el proceso de adaptación del nuevo empleado, por ejemplo incluyendo la política de viajes en los packs de bienvenida a la compañía o facilitándoles una tarjeta de crédito corporativa.

Procurement/Compras

Cuando necesitas ayuda para controlar el gasto en viajes, acudir a los equipos de Procurement/Compras siempre es una buena idea. Confiando en ellos podrás asesorarte para conseguir los mejores acuerdos con proveedores, determinar las estrategias óptimas de pricing y detectar oportunidades de ahorro de costes, a la vez que consigues que todo ello no suponga un problema para dar respuesta, a la vez, a la satisfacción de tus viajeros. Contar con la opinión conjunta del equipo de Procurement y de Recursos Humanos sobre la búsqueda de fórmulas en las que se concilie la optimización de costes y las necesidades del viajero redundará en una propuesta de valor para empresa y viajeros.

Finanzas

Tanto si el viajero cuenta con su tarjeta de crédito corporativa como si éste usa la suya personal y luego ha de presentar los tickets para su reembolso, es importante trabajar con el área de Finanzas para desarrollar un sistema efectivo  que permita procesar adecuadamente las transacciones. Y si ves que el sistema es susceptible de mejoras, es recomendable salir del status quo. Establecer un proceso mejorado en este sentido también redundará en una mejora de la experiencia del viajero.

IT/Tecnologías

Desde la instalación de programas para evitar que el ordenador portátil sea hackeado en el extranjero hasta advertir a los viajeros de los posibles peligros de usar la red pública de wifi del aeropuerto, el equipo de Tecnologías puede ayudarnos a evitar todo tipo de peligros relacionados con la ciberseguridad. Hemos de estar en contacto con ellos para educar al viajero sobre las amenazas relacionadas con la seguridad informática que pueden encontrar durante su viaje y cómo evitarlas.

El área de IT también debería estar implicada a la hora de adquirir nueva tecnología o apps dirigidas a mejorar la experiencia de nuestros viajeros.

Seguridad

Obviamente éste es el equipo del que el Travel Manager más puede aprender a la hora de hacer frente a sus responsabilidades de duty of care. Y no solamente se trata de que la compañía pueda reaccionar en una situación de emergencia durante un desplazamiento corporativo, sino también de dar al viajero las herramientas adecuadas para que pueda hacer frente a una crisis.

Por eso, tanto si la compañía cuenta con su propio equipo de Seguridad como si trabaja con algún partner externo es importante que seamos capaces de dar al viajero información y alertas sobre los países que van a visitar durante su viaje de trabajo.

Viajeros

El feedback de nuestros viajeros es fundamental, no sólo para evaluar su nivel de satisfacción, sino que su opinión puede ser también muy útil durante el proceso de negociación con proveedores, al conocer, a través del punto de vista de las personas que han usado una línea aérea o un hotel, si la oferta se ajusta a sus necesidades o no. Por eso hay que tomarse el tiempo necesario para conocer su valoración sobre el programa de viajes a través de encuestas periódicas y otras formas de engagement.

Agencia de viajes

Hablamos, por último, de la agencia de viajes, pero no por ello menos importante en el proceso. Su apoyo a la hora de gestionar la relación con los grupos expuestos anteriormente puede ser muy útil. Desde asesorar para lograr la optimización del programa de viajes, hasta proponer soluciones para el cumplimiento de las políticas de Compliance o para reforzar la seguridad del viajero a través de herramientas tecnológicas, la agencia de viajes puede convertirse en tu mejor partner.