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Una guía para revisar y mejorar la tecnología aplicada a los viajes corporativos

31 agosto, 2020 6 min

Si, como muchos travel managers, te encuentras inmerso en la adaptación del programa de viajes a los cambios que se avecinan, te recordamos que un área a la que es necesario prestar especial atención es a cómo optimizar los activos tecnológicos con los que funciona el programa.

El primer paso para agrupar las herramientas definitivas es realizar un inventario de todas las soluciones con las que la empresa cuenta actualmente para desarrollar su programa de viajes. Este inventario puede incluir aplicaciones móviles y productos y servicios utilizados por otros departamentos, por lo que será importante recibir feedback de las partes involucradas para garantizar que no se pierda información. Para cada herramienta, hay que incluir las funcionalidades clave, sus beneficios, la persona de contacto del proveedor y cómo se adapta a la experiencia de viaje de negocios.

Una vez se completa la lista, hay que responder a las preguntas que presentamos a continuación para evaluar si los datos recabados siguen aportando valor al programa en la situación actual. Es posible que las herramientas que fueron importantes para alcanzar diferentes objetivos en el pasado ya no sirvan. Esta guía también funciona a la hora de analizar nuevas opciones tecnológicas.

¿Existen redundancias?

Al revisar las diferentes herramientas, puede ocurrir que haya superposición entre tecnologías que realizan funciones similares, especialmente si distintas áreas están utilizando soluciones diferentes para resolver el mismo problema. Esto ocurre a menudo con viajes, reuniones y eventos. Para evitar duplicidades y eliminar ineficiencias, hay que trabajar con todas las partes involucradas para garantizar que no haya superposición en la tecnología actual. Y si la hay, puede que sea necesario unificarlas.

¿Las herramientas proporcionan una buena experiencia de usuario?

Este es el momento de observar las herramientas tecnológicas desde el punto de vista de las personas que las usan. No considerarlas solo desde la perspectiva de los viajeros y los travel managers, sino desde el punto de vista de todos los equipos relacionados con los viajes, como las áreas de finanzas, IT y seguridad. Para obtener más información, hay que solicitar comentarios de estos grupos directamente. Hay que averiguar qué herramientas se utilizan más y menos, los retos que pueden presentar, cómo de fácil es su uso y cómo funcionan, y si tienen margen de mejora.

¿Hay carencias en el inventario de tecnología?

Para dar respuesta a esta pregunta, hay que definir los objetivos del programa y determinar si el inventario actual los cumple. Por ejemplo, ¿existen herramientas para cubrir adecuadamente todos los elementos del programa de duty of care o se han encontrado algunos puntos débiles? ¿Cuentas con servicios automatizados y de análisis de datos que ayuden a generar ahorros en los costes de los viajes? ¿Se está comunicando, involucrando y formando a los viajeros? Una vez se identifican las carencias, se puede empezar a buscar nuevas soluciones.

¿Qué nota sacan los proveedores?

Además de la tecnología en sí, hay que observar el servicio y la experiencia del cliente que el proveedor ofrece. ¿El proveedor da formación a los usuarios para mejorar la adopción y la planificación de productos? ¿Se puede personalizar la tecnología para satisfacer las necesidades del programa? ¿Cuenta el proveedor con la experiencia en viajes necesaria para dar respuesta a los retos específicos de la industria? Con lo que está sucediendo en el mercado de los viajes hoy en día, también es importante tener en cuenta la estabilidad de una empresa y si puede adaptarse a los tiempos venideros.

¿Con qué tipo de seguridad de la información cuentan las herramientas?

La seguridad y la privacidad de los datos se han vuelto cada vez más importantes para los programas de viajes, ya que manejan información confidencial como pasaportes o números de tarjetas de crédito. Es posible, además, que, en un futuro próximo, el programa también tenga que almacenar información sobre salud, como registros de vacunación o lecturas de temperatura. La privacidad de los datos de salud se regula de manera diferente a otra información personal.

A la hora de evaluar nuevos proveedores, hay que tener en cuenta si la compañía que se está considerando tiene la seguridad de la información integrada en su ADN. Hay que averiguar cómo se adhieren a la ley de protección de datos, como el Reglamento general de protección de datos (RGPD), y cómo mantienen los estándares de privacidad de datos para nuevos campos.

¿Las herramientas del inventario funcionan interconectadas?

Haciendo este ejercicio, se puede ser consciente de cuántas herramientas diferentes emplea un programa, lo que puede estar creando una experiencia de usuario incompleta. Un inventario tecnológico creado con herramientas que están interconectadas a través de integraciones y API que pueden comunicarse entre sí puede ayudar a reducir la fricción. Si la experiencia de usuario y la gestión del programa sufren fragmentación, es posible que sea necesaria una revisión más amplia y contar con una agencia experta en la gestión de viajes corporativos para que te ayude a encontrar el inventario idóneo de herramientas integradas y/o el mejor camino para que, con el inventario que ya tienes, puedas integrar la información.

Para la evaluación del inventario, te ofrecemos una serie de elementos indispensables para tener en cuenta en la tecnología orientada a los viajes de negocios y alineados con la situación actual:

 

  • Aprobación previa al viaje: una herramienta que puede monitorizar y marcar las reservas de viajes a destinos de alto riesgo y requiere aprobación específica para aceptar o rechazar el viaje antes de que el billete sea emitido es imprescindible para los programas de viaje en la actualidad. Se recomienda una que se pueda configurar y gestionar fácilmente, ya que las restricciones de viaje o las pautas sanitarias pueden cambiar constantemente.
  • Control de los viajeros: la tecnología de localización puede reunir los datos de reservas de viajes, uso de tarjetas de crédito y análisis de riesgos para ayudar a los equipos de seguridad a localizar y contactar con los viajeros afectados por un incidente, de forma rápida. Recomendamos un producto que ayude a habilitar múltiples canales de comunicación para contar con diferentes formas de contactar con los viajeros.
  • Soporte automatizado en caso de incidencia: con el aumento de las interrupciones que hemos experimentado en 2020, tiene sentido contar con una herramienta que monitorice la información de vuelos y rastree cancelaciones, retrasos y conexiones perdidas y, además, contacte automáticamente con los pasajeros afectados para ofrecerles asistencia.
  • Bienestar de los viajeros: los viajeros pueden padecer mayor ansiedad y estrés cuando empiezan a viajar de nuevo, por lo que es importante tomar medidas adicionales para garantizar su bienestar. Las herramientas de análisis de datos que miden los KPI relacionados con el bienestar del viajero pueden ofrecer información sobre los factores críticos que pueden afectar a su experiencia.
  • Canales de comunicación: especialmente ahora, los viajeros deben estar bien informados de las últimas noticias y advertencias de viajes. Es clave contar con una aplicación móvil que pueda enviar alertas con información del destino, proporcionar notificaciones sobre cambios del viaje y ayudar a un viajero a chatear rápidamente con un consultor de viajes, todo ello será fundamental en los próximos meses. Si el viajero no utilizara un dispositivo móvil, habría que considerar cómo puede comunicarse a través del correo electrónico, portales de viajes y/o notificaciones por SMS con el fin de poder mantener la comunicación durante su viaje (en especial, si surgiera alguna complicación).

 

Para ayudar a travel managers y a viajeros, American Express Global Business Travel ha desarrollado Travel Vitals ™, una plataforma dinámica de información sobre viajes que permite a los usuarios buscar diferentes elementos de un viaje, además de información sobre el destino y consejos.